Генеральный директор Удостоверяющего Центра «Русская Компания» Илья Померанец поделился информацией о том, какие наиболее распространенные ошибки допускают заказчики при внедрении системы электронного документооборота, и как их избежать.
Внедрение системы электронного документооборота — это не просто подбор и приобретение программного обеспечения. Можно выбрать высококачественный софт, однако полностью провалить внедрение, в результате чего продукт не будет использоваться в полную силу и не принесет той выгоды, на которую рассчитан. Опыт внедрения системы электронного документооборота как в России, так и за рубежом демонстрирует, что заказчики совершают схожие ошибки.
Илья Игоревич Померанец
- Распыление ответственности за внедрение проекта между несколькими сотрудниками
Эксперты по вопросам внедрения электронного документооборота в один голос говорят, что главным шагом является создание рабочей группы, в которую могут входить как сотрудники компании-поставщика программного продукта, так и сотрудники компании-заказчика. Вполне вероятен такой вариант развития событий, когда у каждого из представителей заказчика будет свое видение того, как должна использоваться система и для чего она нужна. В результате может возникнуть путаница, вот почему важно найти баланс, а также назначить ответственного руководителя со стороны заказчика, за которым и будет последнее слово.
- Бюджет и сроки недооцениваются
Стоимость внедрения системы электронного документооборота вычислить несложно. Однако помимо стоимости самого программного обеспечения, лицензий и дополнительных модулей, важно учесть также затраты времени, необходимого на проведение консультаций, тестирование, обучение персонала.
Кроме того, стоит отметить и ряд дополнительных расходов которые, как правило, забывают учесть при расчете бюджета. К ним относятся затраты на обновление аппаратного и программного обеспечения, затраты времени и сил на оцифровку и введение данных из существующих документов в систему электронного документооборота, а также расходы на обучение пользователей.
В связи с этим важно четко рассчитать время и финансовые ресурсы, необходимые для внедрения системы.
Специалисты Удостоверяющего Центра «Русская Компания» предоставляют профессиональные консультации пользователям на всех этапах внедрения и работы с системой электронного документооборота. Обращаться по тел. +7 (3452) 68 00 86.
PARK72.RU
