Генеральный директор Удостоверяющего Центра «Русская Компания» Илья Померанец поделился размышлениями о том, как сделать процесс внедрения системы электронного документооборота на предприятии более эффективным.
Как правило, руководители, приняв решение о переходе на электронный документооборот и выбрав подходящую систему, полагают, что на этом их миссия завершена. Однако сама по себе система электронного документооборота работать не начнет, ее еще нужно внедрить. На этом этапе нередко совершается множество ошибок. Предлагаю рассмотреть наиболее распространенные из них.
Илья Игоревич Померанец
- Использование системы ограничивается отделом делопроизводства
Если использовать систему электронного документооборота только в делопроизводственном отделе, можно успешно снизить ее эффективность. Конечно, главная задача системы — это автоматизация работы с документами, однако с ними имеют дело не только сотрудники канцелярии, но и другие специалисты, ведь прежде чем осесть на полках архива, бумаги проходят долгий путь. Электронный документооборот может облегчить жизнь отделу делопроизводства, работа его специалистов будет существенно ускорена, а потеря и порча документов будет сведена к минимуму. Правда, если ограничить сферу использования электронного документооборота одним отделом, останутся за бортом такие процессы, как создание, подписание, утверждение документов.
Современные системы электронного документооборота отличаются широкими функциональными возможностями, таким образом, их использование способствует принятию управленческих решений и позволяет контролировать эффективность исполнения. На сегодняшний день можно c уверенностью утверждать, что электронный документооборот вышел за рамки простой автоматизации работы отдела делопроизводства. Использовать по максимуму все возможности системы позволяет участие в электронном обмене документами всех сотрудников.
- Внедрение системы изолированно от других программ
Пользователи нередко жалуются на то, что система электронного документооборота не связана с привычными программами, которые используются в работе. Интересно, что большинство из известных на сегодняшний день систем создается с расчетом на интеграцию с другими приложениями, которые используются в рабочем процессе. Таким образом, грамотно проведенное внедрение позволяет работать с документами во всех известных программах, в том числе электронная почта, Word/Excel, учетные системы. Возможна и настройка системы для работы с программами бизнес-продуктивности.
Таким образом, не стоит ограничивать использование системы в одном отделе или изолировать ее от других программ. Получить консультацию по всем вопросам, касающимся внедрения электронного документооборота, можно, обратившись к услугам специалистов УЦ ООО «РК». Обращаться по тел. +7 (3452) 68 00 86.
PARK72.RU
